З а т в е р д ж е н о

рішенням обласної ради

від «11» травня 2006 року

№ 13

 

 

Положення 

про виконавчий апарат обласної ради

 

1.       Загальні засади

 

1.1. Виконавчий апарат обласної ради (далі виконавчий апарат) утворюється обласною радою і діє на підставі Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" та цього Положення.

1.2. У своїй діяльності виконавчий апарат керується Конституцією України, Законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, а також рішеннями обласної ради та розпорядженнями голови обласної ради.

1.3. Виконавчий апарат за посадою очолює голова обласної ради.

1.4. Виконавчий апарат підзвітний і підконтрольний обласній раді, підпорядкований голові обласної ради, його першому заступнику, заступнику голови з питань управління комунальною власністю та заступнику голови з питань роботи виконавчого апарату обласної ради, керуючому справами відповідно до розподілу функціональних повноважень.

1.5. Структура і чисельність виконавчого апарату, витрати на його утримання затверджуються обласною радою за поданням голови обласної ради.

1.6. В структуру виконавчого апарату входять такі  підрозділи:

·  керівництво та патронатна служба;

·  голова постійної комісії з питань бюджету, фінансів та податків;

·  організаційний відділ;

·  відділ юридичного забезпечення, роботи з кадрами, зверненнями громадян;

·  відділ контролю та інформаційно-аналітичної роботи;

·  фінансово-господарський відділ;

·  відділ діловодства та комп’ютерного забезпечення.

1.7. Виконавчий апарат утримується за рахунок коштів обласного бюджету.

 

2.       Основні завдання та обов'язки

виконавчого апарату та його відділів

 

2.1. Основним завданням виконавчого апарату є здійснення організаційного, правового, інформаційно-аналітичного, матеріально-технічного забезпечення діяльності обласної ради, її органів, депутатів.

2.2. Виконавчий апарат обласної ради відповідно до покладених на нього завдань:

2.2.1. Оперативно і якісно забезпечує згідно з регламентом підготовку матеріалів, що вносяться на розгляд сесій обласної ради, вчасно доводить їх до відома депутатів.

2.2.2. Сприяє в роботі та організаційно забезпечує діяльність президії обласної ради, постійних та інших комісій ради.

2.2.3. Надає допомогу депутатам у здійсненні ними своїх повноважень, забезпечує їх необхідною інформацією.

2.2.4. Здійснює юридичне забезпечення діяльності обласної ради, виконавчого апарату та інших органів обласної ради.

2.2.5. Сприяє здійсненню взаємодії і зв'язків обласної ради з відповідними територіальними громадами, іншими органами та посадовими особами місцевого самоврядування, центральними та місцевими органами державної виконавчої влади.

2.2.6. Опрацьовує та подає голові обласної ради документи, які надходять до обласної ради, та виконує доручення голови обласної ради, його першого заступника, заступника з питань управління комунальною власністю та заступника голови з питань роботи виконавчого апарату обласної ради-керуючого справами.

2.2.7. Забезпечує розгляд листів, звернень, пропозицій органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, посадових і фізичних осіб з питань діяльності обласної ради та її органів.

2.2.8. Забезпечує облік та розгляд звернень громадян, організацію особистого прийому громадян керівництвом обласної ради.

2.2.9. Забезпечує здійснення обласною радою контрольних функцій та інформаційно-аналітичної роботи.

2.2.10. Сприяє здійсненню обласною радою та її головою організаційного та матеріально-технічного забезпечення проведення виборів і референдумів в установленому чинним законодавством порядку.

2.2.11. Забезпечує роботу електронно-інформаційної системи «Рада», комп’ютерної техніки та електронного зв’язку.

2.2.12. Здійснює фінансове та матеріально-технічне забезпечення діяльності обласної ради та її органів, веде бухгалтерський облік і звітність, в т.ч. статистичну.

2.2.13. Забезпечує організацію діловодства та контролю за строками проходження та виконання службових документів.

 

2.3.             Організаційний відділ виконавчого апарату

 

2.3.1.            Забезпечує організаційну підготовку проведення сесій, засідань президії, постійних комісій обласної ради, інших її органів.

2.3.2.            Готує проекти розпоряджень про скликання сесій, плани її підготовки та проведення, про що своєчасно повідомляє депутатів і засоби масової інформації.

2.3.3.            Враховуючи пропозиції постійних комісій, голови, депутатів обласної ради, обласної державної адміністрації, формує проект порядку денного сесій, організовує своєчасну підготовку необхідних матеріалів та проектів рішень з питань, які вносяться на її розгляд, готує списки запрошених.

2.3.4.            Готує проекти планів роботи обласної ради, президії, бере безпосередню участь у підготовці проектів рішень з організаційних питань діяльності обласної ради та її органів.

2.3.5.            Забезпечує опрацювання прийнятих обласною радою рішень і за дорученням голови здійснює їх підготовку для опублікування в засобах масової інформації.

2.3.6.            Надає практичну допомогу постійним комісіям, тимчасовим контрольним комісіям обласної ради в організації їх діяльності, сприяє у підготовці матеріалів і проведенні засідань, попередньому обговоренню в постійних і тимчасових контрольних комісіях питань та проектів рішень, що вносяться на розгляд обласної ради.

2.3.7.            Організовує своєчасне доведення прийнятих рішень постійних комісій і тимчасових контрольних комісій до виконавців. Надає допомогу комісіям у здійсненні контролю за виконанням власних рекомендацій.

2.3.8.            Сприяє здійсненню депутатами обласної ради своїх повноважень, забезпечує їх необхідними нормативними та довідковими матеріалами, надає методичну допомогу в організації звітів депутатів перед виборцями.

2.3.9.            Забезпечує підготовку і здійснення заходів, які проводяться головою обласної ради та його заступниками.

2.3.10.         Сприяє здійсненню взаємодії і зв'язків обласної ради з відповідними територіальними громадами, іншими органами та посадовими особами місцевого самоврядування, центральними та місцевими органами державної виконавчої влади, а також з обласними осередками політичних партій.

2.3.11.         Вивчає діяльність органів місцевого самоврядування, узагальнює і поширює нові форми, методи їх роботи, систематично інформує з цих питань керівництво ради.

2.3.12.         Надає практичну і методичну допомогу міським та районним радам у здійсненні їх повноважень. За дорученням керівництва обласної ради бере участь у сесіях відповідних рад. В разі виявлення актів місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, які обмежують права територіальних громад у сфері їх спільних інтересів, а також повноваження обласної ради та її органів  подає пропозиції керівництву обласної ради.

2.3.13.         Відповідно до чинного законодавства готує і подає звіти Апарату Верховної Ради України щодо кількості та складу органів місцевого самоврядування області.

2.3.14.         Готує в установленому порядку пропозиції з питань адміністративно-територіального устрою області. Веде облік адміністративно-територіальних одиниць та населених пунктів, складає статистичні звіти про адміністративно-територіальний устрій, забезпечує видання довідника адміністративно-територіального поділу області.

2.3.15.         Сприяє виборчим комісіям у реалізації їх повноважень при підготовці і проведенні на території області виборів Президента України, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, сільських, селищних, міських голів, референдумів.

2.3.16.         Організовує підготовку і забезпечує навчання депутатів обласної ради, голів районних рад, сільських, селищних, міських голів.

2.3.17.         Здійснює відповідно до інструкції з діловодства роботу з документами, їх облік та зберігання згідно із затвердженою номенклатурою справ обласної ради, готує їх до здачі в архів.

2.3.18.         Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, регламентом обласної ради, розпорядженнями і дорученнями голови, його першого заступника, заступника з питань управління комунальною власністю та заступника голови з питань роботи виконавчого апарату-керуючого справами.

2.4.  Відділ юридичного забезпечення,

роботи з кадрами  і зверненнями громадян

 

2.4.1.             Здійснює правову роботу, спрямовану на правильне застосування та дотримання законодавства під час підготовки проектів рішень обласної ради та їх прийняття  на сесіях обласної ради.

2.4.2.            Надає правову допомогу в роботі президії обласної ради, постійних та інших комісій, депутатам обласної ради при здійсненні ними своїх повноважень.

2.4.3.            Забезпечує дотримання чинного законодавства при підготовці розпоряджень голови обласної ради, бере участь у підготовці проектів рішень та розпоряджень з організаційних питань роботи обласної ради та виконавчого апарату.

2.4.4.            Готує за рішенням обласної ради позови до суду щодо визнання незаконними актів місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій, які обмежують права територіальних громад у сфері їх спільних інтересів, розглядає протести прокурора.

2.4.5.            Надає правову допомогу органам місцевого самоврядування, бере участь у проведенні семінарів, інших занять з підвищення правових питань депутатів, працівників виконавчих апаратів обласної, районних та міських рад.

2.4.6.            В разі виявлення актів місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, які обмежують права територіальних громад у сфері їх спільних інтересів, а також повноваження обласної ради та її органів, невідповідність їх законодавству України  – готує висновки-пропозиції на розгляд голови обласної ради.

2.4.7.            Забезпечує правильне застосування законодавства за зверненнями громадян, готує проекти розпоряджень голови обласної ради з цих питань.

2.4.8.            Здійснює діловодство за зверненнями громадян, забезпечує облік і контроль за строками розгляду звернень громадян.

2.4.9.            Забезпечує організацію особистого прийому громадян керівництвом обласної ради.

2.4.10.         Веде облік і зберігання законодавчих та інших нормативних актів.

2.4.11.         Здійснює діловодство з кадрових питань та з питань державної служби, готує проекти розпоряджень голови обласної ради з цих питань, веде облік кадрів виконавчого апарату обласної ради.

2.4.12.         Забезпечує підвищення кваліфікації та перепідготовку кадрів, організовує роботу по забезпеченню кадрового резерву, надає допомогу з цих питань органам місцевого самоврядування.

2.4.13.         Подає пропозиції щодо відзначення державними нагородами та готує матеріали щодо відзнак та заохочень обласної ради.

2.4.14.         Відповідно до чинного законодавства готує і подає Апарату Верховної Ради України статистичну звітність, що відноситься до компетенції відділу.

2.4.15.         Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, регламентом обласної ради, розпорядженнями і дорученнями голови, його першого заступника, заступника з питань управління комунальною власністю та заступника голови з питань роботи виконавчого апарату-керуючого справами.

 

 

2.5. Відділ контролю та інформаційно-аналітичної роботи

 

2.5.1. Впроваджує заходи щодо організації контролю, формує банк даних прийнятих рішень ради, розпоряджень голови обласної ради, в т.ч. тих, що втратили чинність.

2.5.2. Забезпечує здійснення повноважень голови ради в організації контролю за виконанням рішень обласної ради та розпоряджень голови.

2.5.3. За дорученням голови ради організовує і проводить перевірку виконання рішень ради, готує на розгляд сесій обласної ради відповідну інформацію.

2.5.4. Складає плани та розробляє системи контролю за виконанням рішень обласної ради, розпоряджень голови.

2.5.5. Сприяє постійним комісіям, депутатам обласної ради у здійсненні ними своїх повноважень, забезпечує їх необхідними інформаційними, довідковими матеріалами в межах своєї компетенції.

2.5.6. Підтримує постійний зв'язок з територіальними громадами, міськими, районними радами, місцевими державними адміністраціями, об'єднаннями громадян, обласними осередками політичних партій та засобами масової інформації.

2.5.7. Забезпечує повноваження голови обласної ради у здійсненні акредитації при обласній раді журналістів та технічних працівників засобів масової інформації згідно з діючим законодавством.

2.5.8. За дорученням керівництва збирає, аналізує, обробляє та оперативно подає інформацію про діяльність обласної ради, її органів та посадових осіб засобам масової інформації. Накопичує та готує матеріали для видання збірників, бюлетенів з питань діяльності обласної ради, прийнятих нею рішень.

2.5.9. Сприяє голові обласної ради, його першому заступнику, заступнику з питань управління комунальною власністю та головам комісій, депутатам ради в організації виступів, інтерв'ю, публікацій, заміток, прес-релізів, прес-конференцій та інших заходів з актуальних питань і проблем життя області.

2.5.10. У своїй діяльності співпрацює з відповідними відділами та інформаційними службами облдержадміністрації, органами місцевого самоврядування.

2.5.11. Здійснює централізовано підписку періодичних видань для обласної ради та її органів.

2.5.12. Забезпечує отримання періодичних видань та відповідає за їх впорядкування і підшивку, подає голові ради аналіз публікацій щодо діяльності органів місцевого самоврядування.

 

2.6.             Фінансово-господарський відділ

 

2.6.1.            Здійснює фінансове, матеріально-технічне та господарське забезпечення діяльності обласної ради і її органів, веде бухгалтерський облік і звітність.

2.6.2.            Веде облік розрахунків по нарахуванню заробітної плати, утриманню   податків, обов'язкових платежів, своєчасному їх перерахуванню в бюджет.

2.6.3.            Забезпечує своєчасну оплату розрахунків по господарській діяльності, канцелярських витратах і витрат по службових відрядженнях.

2.6.4.            Забезпечує облік, цільове використання бюджетних та позабюджетних коштів.

2.6.5.            Забезпечує в установлені строки складання і подання бухгалтерської звітності згідно із затвердженими типовими формами по всіх відкритих рахунках.

2.6.6.            Забезпечує облік матеріальних цінностей, основних засобів, малоцінних швидкозношуваних предметів, матеріалів, які числяться за матеріально-відповідальними особами, здійснює контроль за їх збереженням. Проводить в установлені строки інвентаризацію грошових коштів, матеріальних цінностей.

2.6.7.            Забезпечує обслуговування, ведення документації та контроль з використання автомобільного парку обласної ради.

2.6.8.            Проводить інструктаж матеріально-відповідальних осіб з питань обліку і збереження цінностей, що знаходяться на їх зберіганні.

2.6.9.            Здійснює контроль за станом розрахункової, платіжної і фінансової  дисципліни,  за ліквідацією  дебіторсько-кредиторської заборгованості.

2.6.10.         Веде облік грошових коштів відповідно до Положення про ведення касових операцій.

2.6.11.         Здійснює виконання кошторису витрат обласної ради та забезпечує контроль за його цільовим використанням.

2.6.12.         Забезпечує зберігання бухгалтерських документів, регістрів обліку, кошторисів видатків, розрахунків до них, інших документів, а також здачу їх до архіву в установленому порядку.

2.6.13.         Забезпечує відповідне меблювання, оснащення сучасними засобами зв'язку, оргтехніки та іншим необхідним обладнанням службових кабінетів працівників, забезпечує виконавчий апарат господарськими та канцелярськими товарами, витратними матеріалами до копіювально – множильної та комп’ютерної техніки, її обслуговування та ремонт.

2.6.14.         Здійснює контроль за станом порядку в приміщенні, раціональним використанням і збереженням інвентарю, канцелярського приладдя та інших матеріальних цінностей.

2.6.15.         Організовує роботу з проведення капітальних і поточних ремонтів приміщень.

 

2.7. Відділ діловодства та комп’ютерного забезпечення

 

2.7.1.   Здійснює загальне діловодство документообігу обласної ради відповідно   до  вимог  інструкції  з  діловодства, затвердженої розпорядженням голови обласної ради, крім діловодства за зверненнями громадян та діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом.

2.7.2.   Сприяє в організації проведення сесій обласної ради, забезпечує роботу електронно-інформаційної системи “Рада”, ведення протоколів сесій, засідань президій обласної ради, нарад.

2.7.3.   Здійснює реєстрацію, друкування і розмноження рішень обласної ради, розпоряджень голови обласної ради, забезпечує своєчасне доведення їх до районних та міських рад, відділів, управлінь облдержадміністрації, підприємств, установ, організацій, посадових осіб та громадян відповідно до розрахунку розсилки. При необхідності видає копії, витяги з прийнятих документів.

2.7.4.   Здійснює технічний контроль за строками виконання документів.

2.7.5.   Складає зведену номенклатуру справ, подає її на затвердження заступнику голови з питань роботи виконавчого апарату обласної ради-керуючому справами, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання  справ, що підлягають здачі в державний архів.

2.7.6.   За дорученням керівництва перевіряє стан організації діловодства, вивчає роботу діловодних служб районних та міських рад, надає їм необхідну методичну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами.

2.7.7.   Забезпечує культуру діловодства, впровадження сучасних технічних засобів його ведення, сприяє підвищенню кваліфікації працівників виконавчого апарату, діловодних служб районних та міських рад з цих питань.

2.7.8.   Бере участь у проведенні семінарів та інших заходів, навчанні працівників виконавчих апаратів обласної ради, районних та міських рад.

2.7.9.   Здійснює контроль за розмноженням документів, матеріалів на копіювальній техніці працівниками виконавчого апарату.

2.7.10.        Забезпечує сучасними програмами, електронним зв’язком. Здійснює контроль за якісною роботою комп’ютерної техніки, а також забезпечує безперебійну роботу персональних комп’ютерів працівників виконавчого апарату.

2.7.11.        Здійснює відповідно до інструкції з діловодства роботу з документами,  їх облік та зберігання згідно із затвердженою номенклатурою справ, готує їх до здачі в архів.

 

3. Основні права та взаємозв'язки

 

3.1. Виконавчий апарат обласної ради має право:

3.1.1. За уповноваженням голови обласної ради, його першого заступника, заступника з питань управління комунальною власністю або заступника голови з питань роботи виконавчого апарату обласної ради-керуючому справами залучати спеціалістів окремих управлінських структур, банків, підприємств і організацій для розгляду і вивчення питань, що належать до його компетенції.

3.1.2. Одержувати інформацію, документи, інші матеріали від установ, підприємств, організацій, органів місцевого самоврядування, які необхідні для виконання покладених на нього завдань.

3.1.3. Вносити на розгляд керівництва обласної ради проекти рішень ради, розпоряджень голови ради, планів, заходів, доповідні записки та інформацію з питань, що належать до компетенції виконавчого апарату.

3.2. Виконавчий апарат в процесі здійснення покладених на нього завдань взаємодіє з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, громадськістю, підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності, обласними осередками політичних партій.